GDPR: il vantaggio della tecnologia

Abbiamo letto, nell’articolo GDPR: tutto ciò che c’è sapere, cosa bisogna fare per adeguarsi alla nuova normativa sul trattamento dei dati personali. In questo articolo vedremo come la tecnologia può supportare le aziende e i professionisti nella gestione del GDPR.

Tecnologia: da minaccia a opportunità

Ormai è noto alla base della Trasformazione digitale ci sono i dati personali.
Non abbiamo più limiti a considerare come “dato personale” solo nome, cognome, codice fiscale, dati relativi all’ubicazione, ecc… Nel corso degli anni, essi hanno assunto un concetto molto più ampio.
Pensiamo per esempio all’enorme mole di dati raccolti dai sistemi IoT (smartTV, assistenti domestici, smartwatch, smarthome) o da automobili con gps o guida autonoma. Dalle carte fedeltà dei supermercati o dalle app di intrattenimento. E ancora, dai motori di ricerca o dai cookie dei siti web.
È proprio per questa ragione che si è reso necessario aggiornare la normativa sulla privacy.
La raccolta dei nostri dati, spesso anche senza la nostra totale attenzione, ha reso necessario il regolamento per tutelare le persone dalla dispersione o dall’uso illecito dei propri dati personali.

Da un lato la tecnologia ha reso necessaria la richiesta del GDPR, dall’altro è la risposta più innovativa per la sua gestione.
Attualmente il mercato offre diverse soluzioni per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa.
Strumenti che servono a tenere traccia di tutte le attività obbligatorie richieste e di monitorare eventuali violazioni dandone comunicazione tempestiva agli interessati.

Dai registri del trattamento di Data Breach

Il GDPR impone alle disposizioni un’adeguata gestione per la tutela dei dati personali sono essi stessi dipendenti, clienti, collaboratori, fornitori, visitatori e utenti web.
Definito anche come principio di “responsabilizzazione” del titolare del trattamento, il concetto di responsabilità, impone l’obbligo di ricorso in modo proattivo. Il titolare del trattamento, per ottenere la piena conformità alla normativa, deve dimostrare di aver analizzato tutti i rischi e di aver adottato misure, tecniche e organizzative, per controllare tali rischi.
Il responsabile del trattamento deve redigere una serie di documentazione che attesti che sia conforme rispetto a tutti gli adempimenti.
Vediamo, in particolare, quali sono i compiti del responsabile del trattamento:

• creare un organigramma aziendale assegnando ruoli e funzioni.
• gestire i dati delle diverse aree aziendali. Per esempio: creare anagrafiche dei fornitori e gestire le lettere di nomina.
• compilare i registri in maniera dettagliata.
• Tenere traccia dei dati di cui si ha la titolarità che vengono comunicati a terzi
• Effettuare un’analisi dei rischi a norma ISO27001
• Tenere un registro dei dati violati
• Monitorare la situazione e creare la reportistica.

In che modo l’uso di un software può aiutarci

Dalla sua applicazione del 25 maggio 2018, il GDPR ha reso la vita delle aziende e dei professionisti più complicati.
Essi infatti sono trovati nella situazione di gestire una serie di adempimenti per non incappare in salate normative e restrizioni.
In questi anni abbiamo visto la diffusione di diverse soluzioni software per la gestione del GDPR. Vediamo ora perché le aziende richiedono l’uso di un software e la cosa è importante sapere per tariffa la scelta giusta.
Sicuramente un buon software deve garantire la gestione di tutta la documentazione obbligatoria. È, senza dubbio, la scelta più sicura per evitare la compilazione di file di file Excel.
I software più assicurati oltre alla gestione documentale anche gestionale. Permettono di gestire eventuali rischi grazie alle notifiche di errore selezionando una guida linee guida per gestire il rischio.

Qual è la prerogativa da considerare per la scelta di un ottimo software GDPR? La personalizzazione. Per dare valore aggiunto e garantire la protezione dei dati, la soluzione scelta deve tenere conto delle diverse esigenze delle aziende. Deve essere altamente personalizzabile e di facile utilizzo.
Usare un software deve essere considerato un valore aggiunto per gestire il processo documentale, per monitorare e gestire gli adempimenti e le procedure con semplicità. Non deve essere, in alcun modo, considerato un mezzo “per sollevare dai propri compiti” il Responsabile del Trattamento.

Responsabile della privacy

Gestire gli obblighi del GDPR con il nostro software è davvero semplice. Con Privacy Manager, disponibile in diverse versioni, è possibile gestire tutta la documentazione in un unico strumento. Questo è importante perché consentire di monitorare e tracciare tutte le attività. Grazie anche al modulo di segnalazione di errori, il responsabile del trattamento non avrà più difficoltà. Per approfondire sui vantaggi e le funzionalità del primo software certificato a norma UNI 43.2: 2018 in Italia, leggi qui .