Le e-mail dei dipendenti devono essere cancellate entro 7 giorni

Il Garante Privacy ha emesso un recente provvedimento riguardante l’uso della posta elettronica in ambito lavorativo: si richiede la cancellazione dei metadati entro sette giorni. Tale disposizione mira a prevenire trattamenti non conformi alla normativa sulla protezione dei dati e al rispetto della libertà e della dignità dei lavoratori.

Pubblicato il 6 febbraio 2024 il “Provvedimento n. 642 del 21 dicembre 2023 – Documento di indirizzo “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” è disponibile al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9978728.

Cancellazione entro un massimo di 7 giorni

Con questo provvedimento si chiede ai datori di lavoro sia pubblici che privati di verificare che i sistemi informatici di gestione della posta elettronica permettano di modificare le impostazioni di base al fine di limitare il periodo di conservazione dei metadati a un massimo di 7 giorni che potranno essere estesi, in caso di comprovate ragioni, di ulteriori 48 ore.

Pertanto, entro un periodo massimo di 9 giorni i metadati dovranno essere cancellati.

Si precisa che per metadati, relativi alla posta elettronica, si intendono:

• il mittente,
• il destinatario,
• l’oggetto,
• data e ora,
• la dimensione dell’e-mail.

Come conformarsi al provvedimento

Per rispettare le nuove normative sulla conservazione dei metadati delle e-mail dei dipendenti, nel caso in cui il datore di lavoro richieda un periodo di conservazione più lungo, è necessario seguire le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), come l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

In aggiunta, è importante preparare la seguente documentazione sulla privacy:

• Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per la conservazione delle e-mail aziendali;
• Valutazione sul legittimo interesse del titolare (LIA) per la conservazione delle e-mail aziendali;
• Aggiornamento dell’informativa per i dipendenti;
• Revisione della politica di gestione delle e-mail aziendali.

Una volta compilata questa documentazione, è necessario coinvolgere le rappresentanze sindacali per raggiungere un accordo sindacale o, in alternativa, ottenere l’autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

Cosa si rischia?

In mancanza delle attività indicate, si espone all’incorrere in sanzioni previste dalla normativa sulla privacy e dallo Statuto dei Lavoratori.

Il supporto di AGM Solutions

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